Voor een toonaangevende zuivelproducent verzorgde RvS Group het volledige voortraject van een nieuw investeringsproject. Van de eerste projectscope tot een compleet RFQ- en URS-pakket dat direct inzetbaar was voor marktconsultatie, budgetaanvragen en aanbestedingen.
Projectoverzicht
De opdrachtgever, een zuivelproducent, wilde de markt benaderen voor een nieuw investeringsproject. Om leveranciers op een uniforme en vergelijkbare manier te kunnen beoordelen, was een compleet en eenduidig specificatiepakket noodzakelijk. Zowel de technische als de commerciële uitgangspunten moesten helder zijn vastgelegd voordat leveranciers konden worden benaderd.
De opdrachtgever zocht een engineeringpartner die dit volledige voortraject kon overnemen, zodat de interne organisatie zich kon richten op de eigen bedrijfsvoering.
Uitdaging
Het opstellen van een volledig specificatiepakket voor een investeringsproject vraagt om een gestructureerde aanpak. Ontbrekende of onduidelijke specificaties leiden in een later stadium tot meerwerk, vertragingen en moeilijk vergelijkbare prijsaanvragen. De uitdaging lag dan ook niet alleen in het verzamelen van technische gegevens, maar vooral in het vertalen van projectdoelstellingen naar concrete, bruikbare documenten.
Daarnaast moest het pakket voldoen aan de eisen van zowel de procesindustrie als de interne normen van de opdrachtgever. Elk document moest technisch correct, volledig en direct toepasbaar zijn voor externe leveranciers.
Onze aanpak
RvS Group werkte nauw samen met de opdrachtgever om de projectscope te definiëren. Vanuit die scope zijn alle benodigde documenten opgesteld, waarbij de procesmatige en technische vereisten zijn vertaald naar uniforme specificaties. Dit is een vast onderdeel van onze aanpak binnen process engineering.
Voor de uitwerking van de P&ID-diagrammen en het 2D-plotplan maakte RvS Group gebruik van AutoCAD Plant3D. Dit softwarepakket maakt het mogelijk om processchema’s en de routing van piping nauwkeurig en consistent vast te leggen. De keuze voor dit gereedschap garandeert een hoge kwaliteit van de technische documentatie en sluit aan bij de gangbare normen binnen de procesindustrie.
Naast de technische documenten stelde RvS Group ook de User Requirement Specifications op. Hierin zijn de functionele en technische eisen van de opdrachtgever eenduidig beschreven, zodat leveranciers exact weten aan welke voorwaarden hun aanbieding moet voldoen.
Realisatie
Het volledige specificatiepakket is stap voor stap opgebouwd in nauwe afstemming met de opdrachtgever. De volgende documenten zijn opgesteld en opgeleverd:
- P&ID-diagrammen
- Equipment- en itemlijsten
- Een 2D-plotplan inclusief routing van piping
- Een basisprocesbeschrijving
- User Requirement Specifications (URS)
- Equipment datasheets
- Werkomschrijvingen voor tie-ins, supports en piping-specificaties
Elk document is afgestemd op het gebruik ervan in het inkoopproces. De equipment datasheets geven leveranciers de technische randvoorwaarden per onderdeel. De werkomschrijvingen voor tie-ins en supports zorgen ervoor dat de scope van de uit te voeren werkzaamheden voor alle partijen duidelijk is. De basisprocesbeschrijving legt het procesontwerp vast als gemeenschappelijk referentiepunt voor alle betrokken partijen.
Door deze documenten als samenhangend pakket op te leveren, beschikt de opdrachtgever over een consistente basis voor de gehele inkoopprocedure.
Oplevering
RvS Group leverde een integraal documentatiepakket op dat direct gereed was voor gebruik. Het pakket is volledig afgestemd op de eisen van marktconsultatie en aanbesteding in de zuivelindustrie. Alle documenten zijn onderling consistent en opgebouwd volgens geldende normen binnen de procesindustrie.
De opdrachtgever kon het pakket direct inzetten voor het benaderen van leveranciers, zonder aanvullende bewerkingen of vertaalslag.
Resultaat
Met het opgestelde RFQ- en URS-pakket beschikt de opdrachtgever over één integraal documentatiepakket waarmee leveranciers op een eenduidige manier een prijsaanvraag kunnen beantwoorden. Dit maakt een transparante vergelijking van aanbiedingen mogelijk en zorgt ervoor dat inhoudelijke verschillen tussen leveranciers goed zichtbaar worden.
Doordat technische en commerciële uitgangspunten helder zijn vastgelegd, worden risico’s in een vroeg stadium beperkt. Onduidelijkheden over scope, specificaties of technische eisen worden voorkomen voordat het project in uitvoering gaat. Dit heeft een directe positieve invloed op de beheersbaarheid van het budget en de doorlooptijd van het project.
De vastgelegde documentatie vormt daarnaast een solide basis voor verdere engineeringfasen. Wanneer het project doorgaat naar detail engineering of uitvoering, biedt het pakket een betrouwbaar vertrekpunt dat niet opnieuw hoeft te worden opgebouwd.
Door het complete voortraject te verzorgen heeft RvS Group de opdrachtgever volledig ontzorgd. De interne organisatie kon zich richten op haar eigen taken, terwijl RvS Group zorgde voor een professionele en efficiënte marktbenadering.
Benieuwd wat RvS Group voor uw productieomgeving kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.